Flytta från ditt gamla system

Innan du börjar

• Ett signerat personuppgiftsbiträdesavtal. Att ta emot din fil är redan en behandling av personuppgifter, så uppladdningen öppnar först när avtalet är signerat. Status ser du under Inställningar och Företag.
• Exportfilerna från ditt gamla system. Från Bokadirekt: Kunder → Export & mer → Exportera kunddata, och Bokningar → Exportera.
• Att du är ägare eller administratör. Alla på kliniken kan granska en fil, men bara ägare och administratörer kan köra importen.

Flytten hittar du under Kunder, via Fler val och Importera från ett annat system. Sidan heter Flytta hit från ditt gamla system och visar tre steg med en räknare, N av 3 klart.

Tre steg, i den här ordningen

Patienterna först. Bokningar och journaler behöver någon att höra till, så steg 2 är låst tills steg 1 är gjort.

1. 01

   Kunder

   Klicka Ladda upp kundexport och släpp filen. Formatet känns igen automatiskt. Du får en granskning som säger hur många rader som kan importeras, vilka som har personnummer och en lista med avvikelser, till exempel ogiltiga e-postadresser. Du kan ladda ner felrapporten som CSV.

   Ladda upp kundexport
2. 02

   Bokningar

   Klicka Ladda upp bokningslista. Genomförda besök blir historik på patientens kort, kommande bokningar hamnar i kalendern. Innan importen kopplar du tjänsterna i filen till era tjänster, och behandlarnamnen till era behandlare. Namn som matchar exakt föreslås.

   Ladda upp bokningslista
3. 03

   Journaler

   Journaler flyttas inte som en fil. Öppna patienten under Journal, välj Hämta in journal och ladda upp journalutskriften för just den patienten. Du bockar av vilka anteckningar som ska in, och de läses in som låst historik med ursprungligt datum och författare.

   Journal → patient → Hämta in journal

Vad som följer med, och vad som inte gör det

• Patienter: namn, personnummer, telefon, e-post, adress och noteringar. Noteringar sparas krypterat. Utskicksflaggor och kategorier från det gamla systemet importeras inte.
• Bokningar: datum, tid, tjänst, behandlare och patient. Tjänster som inte matchar någon av era skapas som arkiverad historik, så besöken syns rätt utan att tjänsten går att boka.
• Journaler: varje anteckning med sitt ursprungliga datum och sin författare. Original-PDF:en sparas som bilaga.

Importerade bokningar behandlas annorlunda än nya. Vi skickar inga påminnelser för dem, patienterna bokade hos ditt gamla system och känner inte till fysio.care. Kommande importerade bokningar syns i din kalendersynk först när de har en behandlare. Och importerade besök räknas aldrig in i plattformsavgiften.

Köra om en fil

Det är säkert att köra om samma export, och det är så en provimport blir skarp. Rader vi redan läst in hoppas över. Men en omkörning lägger bara till, den uppdaterar inte.

• Patienter känns igen på kundnumret från det gamla systemet, annars på personnummer, annars på e-post. Har en patient bytt telefonnummer sedan förra filen följer ändringen inte med.
• Bokningar känns igen på dag, tid, behandlare och patient. Har en bokning avbokats i det gamla systemet avbokas den här också.
• En flyttad bokning ser ut som en ny och kommer in bredvid den gamla. Gå igenom kalendern efter en omkörning.
• Journalanteckningar känns igen på sitt journalnummer. Att läsa in samma utskrift två gånger ger inga dubbletter.

Journalimporten i detalj

Journalen är den känsligaste delen av flytten, så här är kontrollerna hårdare. Utskriften måste vara en PDF på högst 10 MB, en patient per fil. Skannade utskrifter går inte att läsa.

• Personnumret på försättsbladet måste stämma med patienten du står på. Annars stoppas importen med Utskriften gäller en annan patient.
• Kommer utskriften från en annan vårdgivare får du bekräfta att journalen hör till din patient. Det är normalt när patienten tar med sig sin journal.
• Stämmer inte försättsbladets lista över journalnummer med anteckningarna i filen stoppas importen. En journal förs in komplett eller inte alls. Gör en ny utskrift och försök igen.
• Det som förs in blir låst historik under Gammal journal. Kompletteringar skriver du som en ny anteckning i en vårdepisod.

Journalimporten görs av en behandlare med journaltillgång, med journalen upplåst. Du behöver inte ha alla journaler på plats innan första besöket. Hämta in dem i takt med att patienterna kommer tillbaka.

Vanliga frågor

Kostar patienterna jag tar med mig något?

Nej. Importerade patienter och bokningar räknas aldrig som nya via fysio.care. Bokar en av dem en ny tid räknas det som återbesök, den lägsta nivån.

Får patienterna något mejl när jag importerar dem?

Nej. Importen skickar ingenting till patienterna, inte heller påminnelser för importerade bokningar. Första gången en patient hör från fysio.care är när hen själv bokar en ny tid.

Kan jag importera från ett annat system än Bokadirekt?

Ladda upp filen så ser vi. Känner vi igen formatet går det direkt. Annars noterar vi hur filen är uppbyggd och hör av oss när vi kan läsa den.

Filen är större än 8 MB. Vad gör jag?

Dela upp exporten i det gamla systemet, till exempel per år för bokningar. Varje del kör du som en egen import. Rader som redan är inne hoppas över, så det gör inget om delarna överlappar.

Vad händer med patienter som saknar personnummer i exporten?

De importeras ändå, på namn och kontaktuppgifter. Vill du föra in personnummer i efterhand gör du det på patientens kort. Journalimport kräver dock att patienten har personnummer hos er, eftersom utskriften matchas mot det.