Ta emot och svara på bokningsförfrågningar

Var förfrågningarna landar

Öppna Bokningar i menyn. Inkorgen har tre flikar: Väntar på svar, Bekräftade och Historik. Nya förfrågningar ligger under Väntar på svar med en gul markering, Förfrågan.

• Väntar på svar: nya förfrågningar plus bekräftade besök som kommer den här veckan.
• Bekräftade: alla bokade besök, grupperade på denna vecka, nästa vecka och senare.
• Historik: genomförda, uteblivna och avbokade besök.

Varje förfrågan visar patient, tjänst, önskad tid och när den kom in. Har patienten skrivit ett meddelande syns det i kortet. Har patienten uteblivit hos dig tidigare visas det som en neutral markering, så du har det med dig när du svarar.

Är förfrågan inte knuten till en särskild behandlare står det valfri behandlare. Du kan filtrera på behandlare och söka på patient eller tjänst högst upp.

Bekräfta eller avböj

1. 01

   Bekräfta tiden

   Klicka Bekräfta. Bokningen går från förfrågan till bekräftad och patienten får en bekräftelse med tid, plats och tjänst. Öppnar två personer samma förfrågan hinner bara den första bekräfta, den andra får veta att den redan är hanterad.

   Bokningar → Väntar på svar
2. 02

   Eller avböj med ett skäl

   Klicka Avböj och välj ett skäl: Tiden inte längre ledig, Behandlaren är inte tillgänglig, Utanför vad vi behandlar eller Annat. Skälet är obligatoriskt.

3. 03

   Lägg till en rad till patienten

   Du kan skriva ett kort meddelande, till exempel en förklaring eller ett alternativt förslag. Klicka Avböj bokning. Patienten får ett mejl om att tiden inte blev av, med din rad om du skrev en.

   Meddelande till patient

Bekräfta först eller automatiskt

Om du vill kan bokningar bekräftas automatiskt, utan att gå via inkorgen. Du väljer läge under Inställningar och Bokningar, under rubriken Bokningsläge. Ändringen sparas direkt.

1. 01

   Bekräfta först

   Patienten skickar en förfrågan som du godkänner i inkorgen innan den är bekräftad. Bra om du också använder ett annat bokningssystem och vill undvika dubbelbokning. Det här är det säkraste läget.

   Inställningar → Bokningar
2. 02

   Automatiskt

   Patienten får bekräftelse direkt vid bokning och tiden hamnar rakt i kalendern. Ingen förfrågan att svara på, så den syns inte under Väntar på svar. Använd när fysio.care är din enda kalender.

Efter besöket

När besökstiden passerat frågar inkorgen: Kom patienten? Välj Genomförd eller Uteblev. Genomförd skickar inget till patienten. Uteblev meddelar patienten, och om du satt en avbokningspolicy visar raden vad du enligt dina villkor skulle kunna debitera. Ingen betalning flyttas av fysio.care, fakturering gör du själv.

Markerar du inget markeras bokade besök som Genomförda automatiskt ett dygn efter tiden. Du hinner alltid välja Uteblev först, och du kan ändra en markering i efterhand under Historik.

Vanliga frågor

Får jag en notis när en förfrågan kommer in?

Ja, i läget Bekräfta först. Behandlaren som äger tiden aviseras via mejl, och kan även slå på sms med en länk för att bekräfta direkt. Kanalerna ställer du in per behandlare under Inställningar och Behandlare.

Kan patienten se skälet jag väljer när jag avböjer?

Patienten får ett besked om att tiden inte blev av, plus din egen rad om du skrev en. Vissa skäl väljer du bara för din egen del och de visas aldrig för patienten.

Vad händer om jag inte hinner svara på en förfrågan?

Förfrågan ligger kvar under Väntar på svar tills du bekräftar eller avböjer. Den bekräftas aldrig av sig själv i läget Bekräfta först.

Kan jag lägga in en bokning själv, utan förfrågan?

Ja. I kalendern finns Lägg till bokning, som skapar en bekräftad tid direkt utan förfrågningssteg. Bra för patienter som ringer eller kommer förbi.